Ebru Erten Koç
“Toplantı Yapmaktan İş Yapamıyoruz” Diyenler Buraya!
Toplantılar bir yandan bir organizasyonun en kilit aktivitesiyken diğer yandan en verimsiz kullanılan araçlardan biri olarak bilinir ne yazık ki.
“Toplantıları verimsiz hale getiren nedir?” diye araştırmışlar; bakın neler söylenmiş:
- Çok sıkıcı
- Bir yere varmıyor
- Çok verimsiz
- Amacı belli değil
- Çok uzun sürüyor
Toplantıları bu denli verimsiz ve sıkıcı hale getiren unsurları ortadan kaldırmak için ne yapmalı peki?
Öncelikle; her amaç için farklı bir toplantı formatı ve sıklığı organize etmemiz gerekiyor. Çünkü etkisini kaybeden toplantıların ortak yönü, birçok şeyi bir arada yapmaya çalışma ve hiçbir şey yapamama hali aslında.
Amacına uygun toplantılar için küçük bir rehber paylaşmak istiyoruz sizinle. Verimli geçen toplantılar için 4 ayrı kategori öneriyoruz:
- Günlük Yoklama Toplantısı: Anlık ve günlük işlerin hızlıca konuşulduğu; herkesin birer ikişer dakika söz aldığı ve gündemini özetlediği; en fazla 15-20 dakikalık toplantılardan söz ediyoruz. Bu toplantılarda strateji konuşmak yok, performans değerlendirmesi yapmak yok. Tüm takım katılıyor (gerekirse telefonla bağlanarak), zaman planına sadık kalınıyor.
- Haftalık Taktik Toplantısı: Sürenin 45-90 dk. aralığında olmasını öneriyoruz. Takım olarak metriklerin gözden geçirilmesi, haftalık eylem planı ve taktiklerin üzerinden geçilmesi buradaki tek amaç. Yine strateji konuşmuyoruz ve zaman planına uyuyoruz.
- Aylık Strateji Toplantısı: Ayda bir kere bir araya geldiğimiz ve takım stratejisini; bu stratejinin bizi hedeflerimize götürüp götürmediğini değerlendirdiğimiz toplantılar strateji toplantıları. Her gündem için en fazla 1 saat ayırılması gerekir. Bunun, bitmeyen bir toplantı haline gelmemesi için gündemin etkin bir şekilde belirlenmesi gerekiyor.
- Çeyreklik Değerlendirme Toplantısı: 1 günümüzü ayırabiliriz bu toplantılara. Ofisten uzakta olmak iyi bir fikir. Stratejileri, genel performansımızı, takım dinamiklerini, rekabeti ve sektörü değerlendirdiğimiz bir toplantı olması değerli. Mümkünse çok fazla sunum yapılmasın ve takım dışından katılımcılar olmasın.
Bütün bu toplantılarda olmasını en çok isteyeceğimiz şey ise yapıcı bir çatışma ortamından kaçınmamak ve her bir takım üyesinin kendisini özgürce ifade edebilmesini sağlamak.
Verimli ve keyifli geçecek nice toplantılara…
